Aineistojen haltija keskustelee luovutusajatuksesta muiden asiaan liittyvien kanssa.

Yhteydenotto museoon hyvissä ajoin ennen suunniteltua luovutusta.

Huomioidaan tallennusvastuunjako. Onko Teatterimuseo sopivin paikka?

Jos ei: Pyritään ohjaamaan aineistot sopivampaan muistiorganisaatioon.

Jos on: Alustavia tietoja museoon:

• Millaisia aineistoja? Kuinka paljon?
• Mihin toimintaan liittyviä? Millaiselta ajanjaksolta?
• Missä muodossa? Missä kunnossa?
• Missä sijaitsevat?

Jos mahdollisuus/tarve, museon edustaja käy tutustumassa aineistoihin.

Kun aineistoista on riittävästi tietoa, lahjoitustarjouksesta keskustellaan Teatterimuseon kokoelmatiimissä. Pohdinnassa huomioidaan:

• Teatterimuseon tallennusvastuualue
• Teatterimuseon kokoelmapolitiikka ja tallennussuunnitelma (näitä päivitetään parhaillaan)
• Teatterimuseon tallennustyöryhmien linjaukset
• Kansallisarkiston seulontaohjeet

Kun Teatterimuseon kokoelmatiimi tehnyt vastaanottopäätöksen, sovitaan luovutusta edeltävistä, lahjoittajan mahdollisesti tekemistä valmisteluista. Näitä voivat olla esimerkiksi aineistojen

• tunnistaminen ja lisätietojen merkitseminen
• seulonta
• järjestäminen
• listaus/luettelointi

Lahjoitusprosessin osana

• huomioidaan lainsäädäntö: tekijänoikeudet, yksityisyyden suoja.
• keskustellaan käyttöoikeuksista.
• pohditaan tarvitaanko jollekin aineiston osalle käyttörajoitusta.

Sovitaan luovutusaika ja kuljetustapa.

Järjestetään varsinainen luovutus.

Laaditaan luovutustodistus ja käyttöoikeussopimus.